מדריך שימוש — חתימות דיגיטליות
הקמה, שליחה ומעקב אחר חתימת מסמכים מול דיירים
1
הכנה לתהליך
הכינו את המסמך בפורמט PDF.
- דייר יחיד חותם על מסמך: הכינו קובץ רגיל לחתימת הדייר.
- כמה דיירים חותמים על אותו מסמך: אל תציירו טבלה בתוך הקובץ בעצמכם — GetStatus יוצר את הטבלה המשותפת אוטומטית בשלב הבא.
2
הקמת התבנית
בניית תבניות המסמכים נמצאת בקישור הזה. כדי להגיע לשם דרך האתר: לוחצים על תמונת הפרופיל שלכם, ובוחרים בתפריט בחתימות על מסמכים. מעלים את המסמך הרלוונטי לחתימה.
בוחרים את סוג התבנית:
- שדות חופשיים — כל דייר חותם על עותק נפרד משלו.
- טבלה — קבוצת דיירים חותמת יחד על אותו מסמך; מוסיפים לטבלה את השדות הרלוונטיים לחותמים.
על גבי המסמך שהעליתם, מוסיפים שדות במקומות הרלוונטיים: חתימה, טקסט, מספר, תאריך, תיבת סימון. לוחצים על סוג השדה ומסמנים איפה הוא יופיע בעמוד.
3
שליחת בקשת חתימה
חוזרים לממשק ניהול הפרויקט ומפיצים עדכון רגיל לדיירים — בתוספת סימון השתמש בתבנית חתימה.
- בוחרים איזו תבנית שמורה לשלוח.
- ממפים כל שדה בתבנית לשדה בכרטיס הדייר (איפה לשמור את התשובה/החתימה שלו) — אפשר לבחור שדה קיים או ליצור שדה חדש.
- בוחרים איפה לשמור את המסמך החתום עצמו; בטבלת חתימות משותפת בוחרים גם איפה לשמור אותה בפרטי הפרויקט.
כדאי לציין בגוף ההודעה שנשלחת שעל הדייר ללחוץ על הקישור שמופיע למטה כדי לצפות במסמך ולחתום עליו.
4
חתימת הדיירים
הדייר עצמו עובר תהליך פשוט ומודרך: כפתור אחד שמקדם אותו שלב אחר שלב (אימות זהות בקוד חד-פעמי, מילוי השדות שהוגדרו עבורו, וחתימה) עד לסיום.
5
צפייה בתוצאות
- מסך אנשי קשר: בכרטיס של כל דייר רואים אם התקבלה חתימה; אפשר לסנן את הרשימה לפי השדה שמיפינו בשלב 3 ולבדוק במהירות מי חתם ומי לא.
- מסך "התהליך שלי" בפרטי הפרויקט: מוצג מסמך שמתעדכן באופן שוטף עם חתימות הדיירים (רלוונטי בעיקר לטבלת חתימות משותפת).